Panduan Menyusun Proposal Kegiatan

Di dalam organisasi, apa pun bentuknya, biasanya ada sejumlah kegiatan yang perlu dilakukan. Sebelum kegiatan berlangsung, tentunya harus ada proposal yang diajukan sebagai tawaran atau usulan mengenai kegiatan yang akan dilakukan. Keberadaan proposal kegiatan akan membantu dalam penyusunan rencana program atau kegiatan. Selain itu, proposal kegiatan berfungsi sebagai alat mengajukan permohonan dana kepada organisasi atau pihak lain yang bersedia membiayai kegiatan. Proposal kegiatan juga sering dibuat oleh event organizer atau biro jasa penyelenggaraan kegiatan. Bisnis ini awalnya bertujuan memudahkan orang atau lembaga tertentu untuk menyelenggarakan acara atau kegiatan. Setiap event organizer membuat proposal kegiatan untuk diajukan kepada pihak yang membutuhkan bantuan.

Secara umum, bentuk proposal kegiatan sama dengan proposal lainnya. Hanya, proposal jenis ini lebih bersifat sederhana. Bentuknya pun disesuaikan dengan rancangan kegiatan yang akan dilakukan. Berikut ini sistematika penyusunan proposal kegiatan.

A. LATAR BELAKANG

Seperti proposal pada umumnya, di bagian ini perlu dijelaskan tentang latar belakang diadakannya kegiatan. Berisi kondisi yang menyebabkan permasalahan sehingga organisasi Anda perlu mengadakan kegiatan ini. Misalnya, kegiatan seminar tentang perlunya membangkitkan kembali semangat Pancasila, Anda perlu menjelaskan dengan paparan yang jelas bahwa kondisi bangsa yang saat ini tengah terpuruk memerlukan adanya gerakan kebangkitan untuk menumbuhkan semangat Pancasila dan seterusnya.

B.DASAR PEMIKIRAN

Bagian ini menguraikan pemikiran dari rencana kegiatan. Suatu kegiatan tentunya memiliki dasar pemikiran tersendiri, yaitu kerangka logis yang memperkuat organisasi Anda untuk mengadakan kegiatan ini. Bedanya dengan latar belakang, pada bagian ini Anda dituntut mampu menjelaskan kerangka pemikiran yang logis dan sistematis yang berkenaan dengan tema kegiatan.

C.NAMA DAN TEMA KEGIATAN

Bagian ini menjelaskan nama dan kegiatan yang akan dibuat. Misalnya, nama kegiatannya adalah Lomba Karya Tulis Ilmiah Tingkat Nasional, dengan tema “Agama dan Lingkungan”.

D.LANDASAN KEGIATAN

Bagian ini menjelaskan hal-hal yang menjadi landasan diadakannya kegiatan. Landasan kegiatan biasanya disesuaikan dengan pedoman atau aturan dari organisasi atau lembaga yang mengadakannya.

Dalam sebuah kegiatan seminar misalnya, landasan kegiatannya didasarkan pada Tri Dharma Perguruan Tinggi, dalam organisasi kampus, yaitu Garis-Garis Besar Program Kerja dan keputusan hasil rapat (organisasi kampus).

E.TUJUAN

Bagian ini menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan. Setiap kegiatan tentunya memiliki sejumlah tujuan yang ingin diraih oleh penyelenggaranya. Tujuan-tujuan kegiatan ini memiliki makna tersendiri karena menggambarkan apa yang menjadi visi atau arah dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Dalam pencantuman tujuan ini, biasanya dibuat dalam bentuk numbering atau penomoran.

F.BENTUK KEGIATAN

Bagian ini menjelaskan bentuk kegiatan yang dilakukan. Misalnya apakah berbentuk seminar, lomba, atau kegiatan lain. Sebagai contoh, dalam kegiatan lustrum ini kegiatan yang disajikan dalam bentuk seminar nasional kebangkitan Pancasila.

G.SASARAN

Bagian ini menjelaskan siapa saja yang menjadi target peserta dan pengunjung dari kegiatan yang akan dilakukan. Penentuan sasaran peserta biasanya ditentukan berdasarkan tema dan tujuan kegiatan. Misalnya, jika organisasi Anda akan mengadakan kegiatan seminar, yang menjadi sasarannya bisa mencakup siswa SMU, mahasiswa perguruan tinggi negeri maupun perguruan tinggi swasta, pegawai negeri, atau instansi-instansi yang berkecimpung dalam kegiatan¬kegiatan nasionalisme dan kebangsaan.

H.TARGET

Bagian ini menjelaskan siapa yang akan menjadi target peserta dan pengunjung dari kegiatan yang akan dilakukan. Sasaran peserta biasanya ditentukan berdasarkan tema dan tujuan  Misalnya, tersosialisasikannya program-program pemberdayaan masyarakat melalui penyelenggaraan seminar terbuka untuk umum. Atau bisa ditambah dengan target-target berikutnya, misalnya tercapainya pemahaman yang memadai tentang pentingnya menumbuhkan semangat bangsa dalam menjalankan nilai-nilai Pancasila, terwujudnya rasa kebersamaan di antara anggota masyarakat dan lain sebagainya. Yang jelas, penentuan target ini disesuaikan dengan tujuan dan sasaran dari penyelenggaraan kegiatan ini.

I.PELAKSANA

Bagian ini menjelaskan siapa pelaksana kegiatan, yaitu nama lembaga atau organisasi Anda. Di bagian ini sebutkan saja nama organisasi Anda, misalnya Himpunan Mahasiswa Islam Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

J.SUSUNAN PANITIA

Bagian ini menjelaskan susunan panitia penyelenggara kegiatan ini. Daftar susunan panitia bisa dimulai dari pelindung, penasehat, penanggung jawab, steering committee, ketua panitia, wakil ketua, sekretaris, bendahara, hingga pada koordinator dan anggota masing-masing bidang. Susunan panitia biasanya dibuat sebagai lampiran.

K.RENCANA PELAKSANAAN

Bagian ini menjelaskan bagaimana rencana kegiatan dilakukan. Rencana pelaksanaan bisa berupa deskripsi atas tema dan sub tema kegiatan, waktu dan tempat acara, serta informasi-informasi penting lainnya yang perlu ditampilkan. Rencana pelaksanaan biasanya dibuat sebagai lampiran.

L.RENCANA ANGGARAN

Bagian ini menjelaskan besarnya dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan ini. Rencana anggaran secara umum

memuat rencana pengeluaran untuk keperluan kesekretariatan, acara, humas, transportasi, pubdekdok (publikasi, dekorasi, dan dokumentasi), pemasukan, dan perlengkapan. Rencana anggaran ini juga memuat rencana pemasukan, baik dari kontribusi peserta ataupun suntikan dana dari induk organisasi. Rencana anggaran biasanya dibuat sebagai lampiran.

M. PENUTUP

Di bagian ini, dipaparkan secara singkat beberapa kalimat sebagai penutup proposal. Anda bisa menggunakan kalimat, misalnya: Demikianlah proposal kegiatan ini dibuat sebagai pedoman pelaksanaan, dan seterusnya. Jangan lupa Anda bisa juga mengucapkan kalimat meminta dukungan atas terselenggaranya kegiatan dan ucapan terima kasih.

Pustaka :

Panduan Lengkap Menyusun Proposal Oleh Happy Susanto, S.Sos, MA